개인정보처리방침
피코세컨즈(이하 “회사”)는 연구행정 업무 자동화 서비스 피코(Pico, 이하 “서비스”)를 제공하면서 이용자의 개인정보를 「개인정보 보호법」 등 관련 법령에 따라 보호하고 있습니다. 본 방침은 회사가 어떤 개인정보를 어떤 목적으로 처리하며, 어떻게 보관하고 파기하는지를 설명합니다.
기관·연구실이 회사와 서비스 이용 계약을 맺고 구성원의 업무 자료 처리를 맡긴 경우, 그 업무에 관해서는 해당 기관·연구실이 개인정보처리자이고 회사는 수탁자로서 계약과 지시에 따라 처리합니다. 개인이 직접 가입해 이용하는 경우에는 회사가 본 방침에 따라 처리합니다.
1. 처리하는 개인정보 항목
| 구분 | 항목 | 수집 방법 |
|---|---|---|
| 계정 정보 | 이름, 이메일 주소, 소속 기관·연구실, 직위·역할 | 이용자 직접 입력 또는 소속 연구실 관리자의 구성원 등록 |
| 소셜 로그인 정보 | 로그인 제공자의 이용자 식별자, 이메일 주소, 이름(Google·카카오·네이버·Microsoft 중 이용자가 선택한 곳) | 이용자가 소셜 로그인을 선택한 경우 제공자로부터 받음 |
| 연락처 | 휴대전화번호 | 알림 수신을 원하는 경우 이용자 직접 입력 |
| 인증 정보 | 로그인 인증 코드(1회용, 암호화 저장), 세션 식별자, 접속 기기 정보 | 서비스 이용 과정에서 자동 생성 |
| 업무 처리 정보 | 출장·구매·회의비 등 업무 문서에 기재되는 성명, 소속, 연락처, 일정, 장소, 금액, 증빙 파일 | 이용자 직접 입력 및 파일 업로드 |
| AI 이용 정보 | 피코(AI)와 나눈 대화 내용, 첨부 파일 판독 결과, AI가 채운 값과 이용자가 고친 값, AI 작업 기록(도구 사용과 그 결과) | AI 기능 이용 과정에서 생성 |
| 정산 정보 | 연구비 정산에 필요한 계좌번호 등 (해당 업무를 이용하는 경우에 한함) | 이용자 직접 입력 |
| 결제 정보 | 결제 수단 식별용 정보(빌링키, 암호화 저장), 결제·환불 내역, 사업자등록번호(세금계산서 발행 시) | 유료 서비스 결제 시 이용자 입력 및 결제대행사 제공 |
| 전자서명 정보 | 서명 이미지, 서명 일시, 서명 요청·완료 이력 | 서명 절차 진행 시 생성 |
| 기기 정보 | 푸시 알림 수신용 기기 토큰 | 이용자가 알림을 허용한 경우 |
| 이용 기록 | 서비스 이용 이력, 감사 로그(작업 주체·시각·대상), 접속 IP | 서비스 이용 과정에서 자동 생성 |
| 문의 정보 | 이름, 소속 기관·연구실(기관 규모), 이메일 주소, 문의 유형·내용 | 홈페이지 도입 문의·기관 도입 문의 양식에 직접 입력 |
업무에 동행자·회의 참석자·외부 전문가 등 다른 사람의 정보를 입력하는 경우, 해당 업무 처리에 필요한 범위에서만 입력해 주세요.
2. 개인정보의 처리 목적
- 회원 식별 및 로그인 인증(1회용 인증 코드 발송·검증, 소셜 로그인)
- 연구행정 문서의 작성·검토·보관 및 기관 양식 출력
- AI 기능 제공 — 대화로 받은 업무 내용으로 문서·입력값 작성, 첨부 파일 판독, 출장지 위치·경로 조회
- 증빙 자료 수집·대조 및 규정 적합성 확인
- 전자서명 요청·수집 및 승인 절차 진행
- 소속 기관 시스템 제출을 위한 입력 자료 구성
- 업무 진행 상황 알림(이메일·알림톡·푸시), 고객 문의와 도입 문의 응대
- 유료 서비스 결제·구독 관리 및 세금계산서 발행
- 서비스 품질 개선과 오류 분석, 부정 이용 방지, 분쟁 대응 및 감사 기록 보존
- AI 모델의 학습과 품질 평가 — AI 학습 활용에 따로 동의한 이용자에 한함(4. 참고)
3. AI 기능과 자동화된 결정
서비스의 AI(피코)는 이용자가 말하거나 올린 내용을 바탕으로 문서 초안과 입력값을 만듭니다. AI가 만든 결과는 초안이며, 문서의 확정·서명·기관 제출은 이용자가 직접 확인하고 실행합니다. 회사는 이용자의 권리나 의무에 영향을 주는 결정을 완전히 자동화된 방식으로 하지 않습니다. AI 처리에 쓰이는 연산 장비와 그 위치는 9. 처리위탁과 10. 개인정보의 국외 이전에 적었습니다.
4. AI 학습 활용(선택 동의)
회사는 이용자가 별도로 동의한 경우에만 서비스 이용 기록을 AI 모델 개선에 이용합니다. 동의하지 않아도 서비스 이용에 제한이 없습니다.
| 구분 | 내용 |
|---|---|
| 이용 목적 | 피코 AI 모델의 학습과 품질 평가 |
| 이용 항목 | 피코와 나눈 대화와 AI 작업 기록, AI가 채운 값과 이용자가 고친 값, 올린 문서와 문서 편집 기록 |
| 처리 방식 | 이름·연락처·계좌 등 개인을 알아볼 수 있는 정보는 가리거나 다른 표시로 바꾼 뒤 이용하며, 주민등록번호·계좌번호·서명·인증서·비밀번호 정보는 이용하지 않습니다. 동의하기 전에 생긴 기록은 이용하지 않습니다. |
| 보유·이용 기간 | 동의를 철회하거나 탈퇴할 때까지. 철회한 뒤에는 학습 자료로 꺼내지 않습니다. 이용자가 지운 업무의 기록은 6.의 보관 기간이 끝나면 학습 자료에서도 빠집니다. 동의한 동안 편집한 올린 문서를 지우면 학습용 사본을 지운 날부터 1년 보관한 뒤 파기하며, 탈퇴하면 바로 파기합니다. 이미 학습이 끝난 모델에서 개별 기록만 골라 지울 수는 없습니다. |
| 동의 방법·철회 | 가입할 때 선택 항목으로 동의하거나, 서비스의 설정 > 계정 > 데이터 이용 동의에서 언제든지 동의·철회할 수 있습니다. |
5. 이메일 발송에 관한 사항
회사는 no-reply@trypico.ai 주소로 다음과 같은 거래성(transactional) 이메일만 발송합니다. 회사는 광고성 정보 전송을 목적으로 이메일을 발송하지 않습니다.
- 로그인 인증 코드 — 이용자가 로그인을 요청한 경우에만 발송되며, 코드는 5분간 유효합니다.
- 전자서명 요청 — 서명이 필요한 문서가 생성된 경우 해당 서명자에게 발송됩니다.
- 업무 상태 알림 — 이용자가 참여 중인 업무의 승인·반려·제출 결과를 알립니다.
수신자는 서비스에 계정을 생성했거나 소속 연구실 관리자에 의해 구성원으로 등록된 이용자에 한정됩니다. 업무 알림 수신 여부는 서비스 내 설정에서 변경할 수 있으며, 로그인 인증 코드와 같이 계정 보안에 직접 관련된 메일은 서비스 이용에 필수적이므로 수신 거부 대상에서 제외됩니다. 계정을 삭제하면 모든 발송이 중단됩니다.
회사는 반송(bounce) 및 수신거부·스팸 신고(complaint)가 발생한 주소에 대해 발송을 자동으로 중단하고, 영구 반송된 주소는 발송 대상에서 제외합니다. 일시적인 오류로 반송된 주소는 차단하지 않습니다. 주소를 정정했거나 착오로 차단된 경우 contact@pico-seconds.com으로 요청하시면 차단을 해제합니다.
6. 보유 및 이용 기간
| 구분 | 보유 기간 |
|---|---|
| 계정 정보 | 회원 탈퇴 시까지. 탈퇴를 요청하면 7일 동안 취소할 수 있고, 그 뒤 파기합니다. 소속 연구실의 업무·문서·승인 이력은 연구실의 자산으로 남기되 작성자 표시는 알아볼 수 없게 처리합니다. |
| 업무 문서 및 증빙 | 소속 기관·연구실이 정한 보존 기간 또는 이용 계약 종료 시까지. 이용자가 지운 업무는 휴지통에 30일 보관한 뒤 영구 삭제합니다. |
| 보내지 않은 첨부 파일 | 업로드 후 30일 |
| AI 이용 정보 | 해당 업무 또는 작성 내용을 지울 때까지. 지운 업무와 버린 작성 내용의 AI 이용 기록은 지운 날부터 1년 보관한 뒤 파기합니다. AI가 다시 시도하며 버린 답은 90일, 입력값 변경 이력은 180일이 지나면 파기합니다. |
| 전자서명 이력 | 문서 보존 기간과 동일(서명의 진정성 확인 목적) |
| 로그인 인증 코드 | 발급 후 5분간 유효하며, 발급 기록은 1년 뒤 파기 |
| 접속·보안 기록 (로그인 이력, 세션, 로그인 시도) | 수집일로부터 1년 |
| 개인정보 열람 기록·관리자 작업 기록 | 수집일로부터 2년(개인정보처리시스템 접속기록 보관 기준) |
| 문의 기록 | 접수일로부터 1년 |
| 이메일 배달 기록 (전달·반송·수신거부 이력) | 수집일로부터 1년. 다만 재발송을 막기 위한 수신 차단 목록은 차단이 해제될 때까지 유지하고, 해제 후 1년 뒤 파기 |
| 결제 기록 | 「전자상거래 등에서의 소비자보호에 관한 법률」에 따라 계약·청약철회 및 대금 결제 기록 5년, 소비자 불만·분쟁 처리 기록 3년 |
| 그 밖에 법령상 보존 의무가 있는 기록 | 관련 법령에서 정한 기간 |
7. 파기 절차 및 방법
회사는 보유 기간이 지나거나 처리 목적이 달성된 개인정보를 지체 없이 파기합니다.
- 이용자가 지운 업무와 문서는 휴지통에 30일 보관한 뒤 영구 삭제합니다. 휴지통에 있는 동안에는 되살릴 수 있습니다.
- 지운 업무와 버린 작성 내용의 AI 이용 기록(피코와 나눈 대화 등)은 분쟁 대응과 서비스 품질 개선을 위해 지운 날부터 1년간 보관한 뒤 파기합니다.
- 보유 기간이 정해진 기록은 기간이 지난 뒤 매일 실행되는 정리 작업으로 파기합니다.
- 백업에 남은 사본은 백업 보관 기간(최대 120일)이 지나면 순차적으로 삭제됩니다.
- 전자적 파일은 복구할 수 없는 방법으로 삭제하며, 출력물은 분쇄하거나 소각합니다.
- 법령에 따라 보존해야 하는 정보는 다른 개인정보와 분리하여 저장·관리한 뒤 보존 기간 종료 시 파기합니다.
8. 제3자 제공
회사는 이용자의 개인정보를 제3자에게 제공하지 않습니다. 다만 다음의 경우는 예외로 합니다.
- 이용자가 사전에 동의한 경우
- 이용자가 소속된 기관·연구실의 업무 절차상 승인권자·행정 담당자에게 해당 업무 문서가 공유되는 경우 (서비스의 본래 기능에 해당하며, 공유 범위는 해당 업무의 참여자로 한정됩니다)
- 법령에 근거하거나 수사기관이 적법한 절차에 따라 요구하는 경우
9. 처리위탁
회사는 안정적인 서비스 제공을 위해 아래와 같이 개인정보 처리 업무를 위탁하고 있습니다.
| 수탁자 | 위탁 업무 | 처리 위치 |
|---|---|---|
| Amazon Web Services, Inc. | 서비스 인프라 운영, 데이터 보관(문의 기록 포함), 이메일 발송(Amazon SES) | 대한민국(서울 리전) |
| Vast.ai Inc. 및 Vast.ai에 장비를 등록한 제공자 | AI 기능 처리를 위한 GPU 연산(대화·첨부 판독·문서 작성) | 국외 또는 대한민국(10. 참고) |
| 토스페이먼츠 주식회사 | 유료 서비스 결제 처리, 결제 수단 관리 | 대한민국 |
| 네이버클라우드 주식회사 | 출장지 주소의 위치·경로·장소 조회 | 대한민국 |
| 주식회사 솔라피 | 알림톡 발송 대행 | 대한민국 |
| 주식회사 카카오 | 알림톡을 통한 서명 요청·업무 알림 발송 | 대한민국 |
| Google LLC | 앱·웹 푸시 알림 발송(Firebase Cloud Messaging) | 국외(10. 참고) |
| Cloudflare, Inc. | 홈페이지 호스팅, 방문 통계(쿠키를 사용하지 않는 집계) | 국외(10. 참고) |
회사는 위탁계약 체결 시 개인정보의 안전한 관리에 관한 사항을 명확히 규정하고, 수탁자가 이를 준수하는지 감독합니다.
10. 개인정보의 국외 이전
회사는 서비스 제공 계약의 이행을 위해 아래와 같이 개인정보를 국외에서 처리하도록 위탁합니다. 이전은 서비스를 이용할 때마다 암호화된 통신(TLS)으로 이루어집니다. AI 연산 장비는 Vast.ai의 장비 중개 서비스를 이용해 필요할 때 빌려 쓰며, 장비마다 제공자와 소재 국가가 다를 수 있습니다.
| 이전받는 자(연락처) | 이전 국가 | 이전 항목 | 목적 | 보유 기간 |
|---|---|---|---|---|
| Vast.ai Inc.(미국, contact@vast.ai) 및 Vast.ai에 장비를 등록한 제공자 | 장비 제공자의 소재 국가 — 요청할 때 쓸 수 있는 장비에 따라 바뀌며, 주로 미국·캐나다·유럽 각국이고 대한민국일 수도 있습니다 | 피코와 나눈 대화 내용, 첨부 판독을 위한 이미지·문서 내용 | AI 기능 처리 | 요청 처리를 위해 장비의 메모리에 일시적으로 머물며(재사용을 위한 임시 캐시 포함), 장비 사용을 마치면 장비와 함께 삭제 |
| Google LLC | 미국 | 푸시 알림용 기기 토큰과 알림 문구 | 푸시 알림 발송 | 발송 처리 후 Google의 처리 기준에 따라 삭제 |
| Cloudflare, Inc. | 미국 및 Cloudflare 엣지 네트워크 소재 국가 | 홈페이지 접속 정보(IP 주소 등) | 홈페이지 제공·방문 통계 | 요청 처리 후 Cloudflare의 처리 기준에 따라 삭제 |
AI 기능(피코와의 대화, 첨부 판독, 문서 자동 작성)은 이 처리 없이 제공할 수 없습니다. 국외 이전을 원하지 않으시면 AI 기능을 쓰지 않거나 탈퇴할 수 있습니다.
11. 기관 시스템 연동 시 처리 원칙
서비스는 이용자의 소속 기관 시스템에 업무 자료를 입력하는 기능을 제공합니다. 이때 회사는 다음 원칙을 지킵니다.
- 기관 계정의 비밀번호를 저장하거나 전송하지 않습니다. 인증은 이용자 본인의 기기에서 직접 이루어집니다.
- 최종 제출은 반드시 이용자가 직접 확인하고 실행합니다. 회사는 이용자의 확인 없이 제출·결의·이체를 자동으로 수행하지 않습니다.
- 모든 자동화 작업은 수행 주체·시각·대상이 감사 기록으로 남습니다.
12. 자동 수집 장치(쿠키)의 설치·운영 및 거부
서비스는 로그인 상태를 유지하기 위해 필수 쿠키(세션 식별자)를 사용합니다. 광고나 이용자 추적을 위한 쿠키는 사용하지 않으며, 홈페이지 방문 통계는 쿠키를 사용하지 않습니다. 브라우저 설정에서 쿠키 저장을 거부할 수 있으나, 이 경우 로그인이 필요한 기능을 이용할 수 없습니다.
13. 정보주체의 권리와 행사 방법
이용자는 언제든지 자신의 개인정보에 대해 다음 권리를 행사할 수 있습니다.
- 개인정보 열람 요구
- 오류 등이 있을 경우 정정 요구
- 삭제 요구
- 처리 정지 요구
- 동의 철회 — AI 학습 활용 등 선택 동의는 설정 > 계정 > 데이터 이용 동의에서 언제든지 철회할 수 있습니다
권리 행사는 서비스 내 설정 화면에서 직접 하거나, contact@pico-seconds.com으로 요청할 수 있습니다. 회사는 요청을 받은 날부터 10일 이내에 조치하고 그 결과를 알려드립니다. 다만 소속 기관의 법령상 보존 의무가 적용되는 업무 문서는 즉시 삭제되지 않을 수 있으며, 이 경우 사유를 안내합니다.
14. 안전성 확보 조치
- 접근 통제 — 업무 수행에 필요한 최소 인원에게만 권한을 부여하고, 권한 변경 이력을 관리합니다.
- 암호화 — 계좌번호 등 민감한 정보는 별도의 키로 암호화하여 저장하며, 전송 구간은 모두 TLS로 보호합니다. AI 연산 장비와의 통신도 인증서를 확인한 암호화 통신으로만 합니다.
- 접속 기록 보관 — 개인정보 열람·변경 이력을 기록하고 이용자가 자신의 정보에 대한 접근 기록을 확인할 수 있도록 제공합니다.
- 비밀번호 미보관 — 서비스는 비밀번호 대신 1회용 인증 코드를 사용하며, 코드는 해시 처리하여 저장합니다.
15. 개인정보 보호책임자
회사는 개인정보 처리에 관한 업무를 총괄하고 정보주체의 문의를 처리하기 위해 아래와 같이 개인정보 보호책임자를 지정하고 있습니다.
| 구분 | 내용 |
|---|---|
| 개인정보 보호책임자 | 피코세컨즈 개인정보보호 담당 |
| 연락처 | contact@pico-seconds.com · 010-7259-8392 |
| 주소 | 서울특별시 강남구 도곡로93길 12, 201동 1501호 |
개인정보 침해에 관한 상담이 필요한 경우 아래 기관에 문의할 수 있습니다.
- 개인정보침해 신고센터 (privacy.kisa.or.kr / 국번 없이 118)
- 개인정보 분쟁조정위원회 (kopico.go.kr / 1833-6972)
- 대검찰청 사이버수사과 (spo.go.kr / 1301)
- 경찰청 사이버수사국 (ecrm.police.go.kr / 182)
16. 방침의 변경
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